Почему так произошло? Потому что нет общего процесса, прозрачного и понятного для всех. Такого, которому доверяли бы и руководитель, рекрутер и HRD. Давайте научимся собирать такой процесс — по шагам и с нуля. А если в вашей компании уже отстроены процессы найма, все равно посмотрите эту статью, вдруг найдете пару мыслей, как их улучшить.
Работа над любой вакансией начинается с заявки на подбор. Задача рекрутера — обсудить позицию с линейным руководителем и детально заполнить бланк заявки. В некоторых компаниях руководство сразу передает в HR-департамент заполненный бланк, в других рекрутер проводит интервью с внутренним заказчиком и самостоятельно записывает всю информацию. Во втором случае удобно заранее составить список вопросов, чтобы ничего не упустить.
Клиент, неважно, внешний или внутренний, отдает задачу рекрутеру на аутсорс — он не хочет погружаться в детали сам и всё контролировать, он заказывает профессиональную услугу и ждёт хороший сервис. В деловом мире профессионал тот, кто приведет к нужному результату в нужные сроки, снимет максимум головной боли. Первым делом важно узнать, чего же именно от вас ждут.
Полезное правило любого профессионала — задавать вопросы. Спрашивать нужно так много, чтобы убедиться: клиент и исполнитель видят задачу одинаково. А затем зафиксировать эту договоренность письменно.
У рекрутера с большим опытом работы может возникнуть соблазн не снимать подробную заявку, потому что «плавали — знаем». Но даже если вы много лет работаете в одной компании, заявка все равно необходима. Со временем меняются задачи бизнеса, в профилях сотрудников появляются новые обязанности, руководитель начинает по-новому смотреть на команду и искать в нее немного других людей — поэтому никогда не будет лишним уточнить запрос. Просто дайте себе установку, что искать нужно каждый раз словно впервые — это поможет не терять бдительности.
Главная опасность на этом этапе в том, что рекрутер, а зачастую и руководитель подразделения, не понимают, что же за человек им нужен.
Чтобы вам было проще работать с вопросами, мы подготовили шаблон формы заявки. Но не забывайте: форма — это просто структура, в которой удобно фиксировать факты и договоренности. Опасно просто скидывать шаблон заказчику — лучше берите его с собой на разговор.
Не забыть спросить:
Тут же важно прописать все формальные условия по вакансии:
Когда со стандартными вопросами покончено, важно углубиться в специфику конкретно этой позиции. Все работают по-разному, и ключевые моменты для успеха того же менеджера по продажам в разных компаниях, отделах, у разных руководителей всегда свои.
Хорошие вопросы тут — открытые вопросы, например:
В ней отражаем ключевые требования, обязанности и условия работы, которые предоставляет компания.
Важно дать вашему заказчику прочитать заявку и собрать обратную связь — всё ли вы правильно поняли, не упустили ли что-то ключевое, не добавили ли что-то, чего точно не должно быть?
Будьте логичны и убеждайте аргументированно. Расскажите, что каждая плохо составленная заявка — это зря потраченное время и недополученная прибыль. Проиллюстрируйте в цифрах, сколько стоит простой в работе одного менеджера по продажам. Это должно сработать.
После составления заявки и первичного отбора представьте руководителю каждого кандидата. Ошибкой здесь будет — надеяться, что руководитель разберется сам.
Как НЕ делать:
Как делать:
После представления кандидатов обсудите с руководителем его впечатления. Что спросить:
Обратная связь важна на каждом этапе работы — так рекрутер контролирует процесс и видит, что все идет по плану. Если появились новые пожелания, их стоит учесть, скорректировав поиск.
Важно! Руководитель не всегда может выкроить время на полноценное обсуждение, в таких случаях удобно использовать специальные сервисы. Например, в CRM для рекрутмента
Не забывайте сверяться с руководителем в процессе подбора — устраивайте регулярные встречи. Что обсуждать:
Такие обсуждения позволяют отслеживать ситуацию и сохранять прозрачность подбора. Митинги можно делать короткими, буквально на 10 минут, главное здесь — регулярность. Если вы работаете в распределенных командах, используйте специальные решения — Skype, Zoom и другие. В Talantix достаточно одной галочки, чтобы собеседование появилось в календаре, а все участники получили письмо с приглашением на видеовстречу.
Один из сигналов, что ваша заявка не работает — большой процент отказов на этапе интервью. Это видно по воронке подбора:
В Talantix этот момент можно легко отследить с помощью аналитики: вы знаете, сколько кандидатов «отваливается», на каком этапе, можете указать причину отказа, чтобы потом сделать выводы.Если на этапах интервью и окончательной оценки показатели отказа низкие — вы на верном пути, если нет — нужно вернуться к заявке, разобраться, в чем ошибка, и определить, какой человек на самом деле справится с поставленной бизнес-задачей. Устройте брейнсторм с руководителем, еще раз расставьте приоритеты и пропишите ключевые профессиональные и личностные качества нужного специалиста.
Когда вакансия будет закрыта, ценно проанализировать работу, зафиксировать полезные практики или внести корректировки на следующие поиски. В этом вам поможет аналитика: составляйте отчеты самостоятельно в Excel-таблицах или используйте CRM-системы. Большинство рекрутинговых систем предлагают аналитику разных форматов.
Например, в Talantix есть аналитика по воронке и продвинутый отчет по причинам отказов, есть информация о времени закрытия вакансий и возможность оценить эффективность каналов поиска и рекрутеров из команды.В каждой компании свои особенности, экспертиза и подводные камни. Полезно копить исторические данные по найму:
Хорошая практика — добавить в процесс подбора ретроспективу по проекту, позвать на него линейного руководителя и HR-специалистов. Так вы с коллегами поймете, как видят ваши процессы со стороны, и обязательно найдете, что улучшить, чтобы не повторять ошибок, строить более точные прогнозы и значительно ускорить наём.