Пять вещей, которые должен знать о своем отделе каждый руководитель подбора
1. Куда уходит мой бюджет?
Одна из основных статей внешних расходов в отделе подбора персонала — затраты на публикацию и рекламу вакансий, а также затраты на получение контактов потенциальных соискателей. Как правило, бюджет распределен по нескольким каналам: это оплата различных сервисов по поиску персонала, продвижение объявлений в разных источниках, рекрутинговые мероприятия, кадровые агентства и так далее.
С первого взгляда кажется, что легко разобраться, куда уходят деньги и как сэкономить: достаточно сравнить количество откликов из разных каналов и оставить самый продуктивный источник. Однако количество откликов не показатель. Что если полученные резюме окажутся «пустыми» и будут только отнимать время рекрутеров? А вакансии так и останутся незакрытыми.
Чтобы верно измерить эффективность трат, необходимо учитывать сразу несколько факторов.
Во-первых, количество кандидатов — и качество их профилей. В разных источниках часто встречаются одни и те же резюме. Иногда дешевле перестать работать с одним из сайтов, чем тратить время и силы рекрутеров на вычисление «двойников». Другая проблема — качество профилей. Время, которое рекрутер тратит на выявление недостающей информации, тоже нужно учитывать в расходах.
Второй фактор — стоимость кандидатов из каждого источника: сколько для вас стоил один полученный отклик (или контакт). Даже внутри одного сервиса отклики можно разбить по разным каналам. Например, на сайте по поиску работы: одни кандидаты находят вас сами, других находят и приглашают рекрутеры, третьих догоняет реклама. Стоимость и качество каждого из этих видов откликов разные. Если хорошо работает прямой поиск по базе, возможно, стоит больше вложиться в эту стратегию. Если лучше работает реклама — можно не тратиться на обновления вакансии и заложить бюджет на рекламное продвижение.
Третий фактор, влияющий на эффективность источников подбора, — так называемая продуктивность канала: сколько стоит каждое обновление вакансии или запуск рекламной кампании. Учитывайте не только денежные, но и временные затраты. Одна из крупных российских компаний посчитала время, которое ушло у рекрутеров на рекламу вакансий в различных каналах: соцсетях, сайтах, в мессенджерах. Оказалось, что с учетом затраченного времени результат во многих случаях не оправдывал себя.
И, наконец, последний пункт — это конверсия в найм: сколько кандидатов из каждого источника было нанято? Всегда считайте то, что получаете на выходе, а не первоначальные траты: канал поиска может приносить много дешевых откликов, но при этом не приносить нанятых сотрудников. При этом разобрать 500 резюме и не нанять ни одного человека обходится компании значительно дороже, чем обработать 200 откликов и нанять двух успешных кандидатов.
Кроме того, воронка подбора показывает проблемные зоны: сколько и каких соискателей отсеивается на каждом этапе. Например, часто «узким местом» оказываются служба безопасности, дублирующиеся этапы подбора или слишком долгое принятие решения нанимающим менеджером. Выход в таком случае — или договариваться об изменении процедур, или выбирать кандидатов из проверенных источников.
2. Работают ли мои вакансии?
Вакансия — это рабочий инструмент рекрутера. Если он умеет его применять, то объявление набирает отклики и обеспечивает хорошие результаты.
При этом в каждой вакансии есть пункты, на которые напрямую влияет HR-директор: это условия работы и зарплата. Именно они определяют, чем вакансия отличается от конкурентов, какие слабые места есть и в каких моментах придется идти на уступки соискателям.
Разговор с рекрутерами помогает найти эти слабые места. Оцените ваше предложение по каждому из этих пунктов: можно ли ожидать, что оно хорошо сработает? Важно быть реалистами: если конкуренты предлагают хорошие условия труда и рыночную зарплату, а ваши условия значительно им уступают, то ждать чуда не стоит, какие бы инструменты вы ни использовали.
На популярность вакансии также влияют:
- заголовок и длина вакансии;
- тональность и качество текста;
- насколько полно раскрыта информация о компании и задачах;
- зарплата в сравнении с конкурентами;
- условия работы;
- время публикации;
- место публикации.
Сделать публикацию с правильным текстом, в удачное время и на подходящей площадке — задача и ответственность рекрутера. Вы должны создать условия для обмена этими знаниями и опытом между сотрудниками. И контролировать результат: он должен быть предсказуем.
3. Как работают мои рекрутеры?
В больших компаниях рекрутерами занимается не сам HRD, а руководитель отдела по подбору. Но и HRD должен быть хорошо знаком с их работой.
По своему опыту я знаю, что единой, стандартизированной модели работы в большинстве организаций нет. Два человека, которые занимаются одинаковыми вакансиями в одном городе, достигают цели разными средствами. А значит, по-разному и часто неэффективно тратят деньги компании.
Один рекрутер отсматривает все отклики, второй — только 20-30%. Один публикует вакансию утром в понедельник, второй — вечером в пятницу, когда количество соискателей на сайте минимально.
В большинстве случаев причина лишних расходов — это недостаточное знание рынка и неумение эффективно работать с инструментами.
4. Пользуюсь ли я аналитикой?
Большинство проблем, о которых я говорю выше, незаметны стороннему взгляду. Чтобы их выяснить, необходимо погрузиться в процесс и изучить аналитику.
К сожалению, не каждый сайт по подбору сотрудников готов предоставить статистику по каждой вакансии. В hh.ru мы создали подробные аналитические отчеты, открытые для всех работодателей, но возник другой вопрос — готовы ли подобной статистикой пользоваться HRD, их начальники отдела подбора и все рекрутеры? Знают ли они, какую информацию необходимо учитывать?
В первую очередь вас должны интересовать трудозатраты на каждый канал и стоимость подбора. С ее помощью можно докопаться до причин проблем и исправить основные ошибки.
Другой важный пункт для руководителя — работа рекрутеров: сколько вакансий у каждого в работе, какой по ним прогресс и результат. Со стороны может быть незаметно, что у трех из пяти сотрудников уже по 20 открытых позиций и они не успевают просматривать отклики, а у оставшихся двоих — всего по пять вакансий.
5. Как на все это повлиять?
Это последний, и самый важный вопрос. Далеко не каждый HRD знает, как изменить сложившуюся в отделе подбора ситуацию.
Мы сталкивались с компаниями, в которых текстами вакансий занимаются отдельные методологи: они не связаны с рекрутментом напрямую, не подчиняются HRD и не знают, как лучше «упаковать» предложение компании. Общались с рекрутерами, которые вообще не прикасаются к текстам: что получили от заказчика, то и публикуют в объявлении без единой правки.
Задача руководителя — поиск таких проблемных мест и точек роста. Поэтому я предлагаю регулярно, как минимум раз в полгода, проводить оценку, какие метрики изменились по сравнению с прошлым полугодием. Увеличилось или уменьшилось количество кандидатов, как изменилось их качество, сколько стоит один нанятый сотрудник, сколько вакансий в работе у рекрутеров. Важно учитывать цифры, а не собственные ощущения, ведь именно на основе цифр вы планируете будущий бюджет.
В этом помогут однозначные схемы, инструменты, единые шаблоны для всех процессов подбора. HR-директор должен быть уверен, что с кандидатами общаются одинаково, что рекрутеры знают, как писать и когда публиковать тексты вакансий, как использовать аналитику и как продвигать объявление, если оно по каким-то причинам плохо работает. Взаимодействие с заказчиком должно быть прозрачным и стандартизированным.
Налаженные процессы избавляют руководителя от необходимости постоянно тушить пожары — даже в такой постоянно меняющейся области, как рекрутинг. А пять вопросов, которые я перечислила выше, помогут удержать руку на пульсе — и упростят планирование и работу с бюджетом.